La Gestión Documental es un proceso completamente transversal e indispensable para cualquier tipo de compañía, por eso es importante implementar un buen Sistema de Gestión de Documentos que ayude a clasificar, ordenar, conservar y disponer de forma adecuada la información física o digital de la organización, evitando numerosos trastornos en el día a día del negocio.
Así que si te has preguntado ¿Por qué y cómo implementar procesos de Gestión Documental? Aquí te contamos:
1. Ventajas de implementar un gestor documental en tu empresa
- Ahorras tiempo y reduces hasta el 43% los costos documentales.
- Aumentas la productividad y el rendimiento en tu compañía.
- Cuentas con trazabilidad y seguridad en los documentos.
- Preservas los documentos a largo plazo y reduces hasta en un 30% los archivos físicos, aportando a la sostenibilidad ambiental.
- La documentación digital te permite tener accesibilidad desde cualquier lugar y en cualquier momento.
- Ahorras tiempo y reduces hasta el 43% los costos documentales.
- Aumentas la productividad y el rendimiento en tu compañía.
- Cuentas con trazabilidad y seguridad en los documentos.
- Preservas los documentos a largo plazo y reduces hasta en un 30% los archivos físicos, aportando a la sostenibilidad ambiental.
- La documentación digital te permite tener accesibilidad desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Más del 80% de los colaboradores ha trabajado alguna vez en la versión incorrecta de un documento, según una encuesta realizada por Perforce.
Por lo tanto, es de vital importancia que las empresas implementen planes de mejora en la administración de los documentos con el objetivo de disponer de los recursos necesarios para la organización de sus documentos, permitiendo que la accesibilidad a estos sea correcta, no se generen reprocesos, y garantizando gestión de archivos eficaz, con un alto nivel de excelencia y responsabilidad.
2. ¿Cuáles son los pasos a seguir para mejorar la documentación en tu negocio?
La manera correcta de iniciar un proyecto de Gestión Documental es elaborando una política para el adecuado manejo y uso de los documentos, esta política debe incluir todas las características técnicas y normativas para proyectar planes de acción ya sea a corto, mediano y largo plazo.
Cuando una compañía se propone incluir tecnología a sus procesos documentales debe tener en cuenta si estos están estandarizados, si cuenta con herramientas que permitan valorar la documentación y, finalmente, si tienen una fotografía o escenario actual del estado en el cual se encuentran organizados los documentos.
Por lo anterior, es de vital importancia contar con personal experto y capacitado en este tema o de lo contrario contratar una empresa con trayectoria y conocimiento que brinde procesos outsourcing en consultoría, software para la gestión y servicios operativos de respaldo desde lo físico y digital.
3. Lleva a tu empresa a la era digital e implementa procesos más eficientes
En Domina tenemos los recursos especializados para apoyar y encaminar un proyecto de Gestión Documental acorde a las necesidades de cada cliente, preparando a las empresas para la inclusión de mejoras y optimización de los procesos con el uso de las tecnologías. Además, con la integralidad de ofrecer servicios como Gestión y Validación de Firmas Digitales que son el complemento perfecto para documentos que requieran validez jurídica.
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